Secretaresse Raad van Bestuur

Omschrijving

Als duo bestuursassistenten zijn jullie gezamenlijk verantwoordelijk voor het ondersteunen van de raad van bestuur in de breedste zin van het woord. Dit doe je in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris en de adjunct-bestuurssecretaris. 
Je bewaakt en ziet toe op opvolging van alle actiepunten en afspraken voortkomend uit interne en externe vergaderingen. Daarnaast heb je een belangrijke coördinerende rol in de samenwerking met de medezeggenschapsraden en de raad van toezicht. Met jouw goede communicatieve vaardigheden onderhoud je op professionele en gastvrije wijze diverse interne en externe contacten. 

Als bestuursassistent werk je in een professioneel en collegiaal team, waarin eenieder bereid is elkaar te vervangen of taken van elkaar over te nemen wanneer dit nodig is. Samenwerken is in deze functie erg belangrijk. 

Jullie takenpakket omvat onder andere:

• Complex agendabeheer: Samen zorgen jullie voor het effectief plannen, coördineren en beheren van de agenda's van de leden van de raad van bestuur.
• Voorbereiden van vergaderingen raad van bestuur, raad van toezicht en directieteam: Het voorbereiden van vergaderstukken, het notuleren tijdens vergaderingen en het bewaken van actiepunten.
• Communicatie en correspondentie: Jullie fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een vlekkeloze afhandeling van e-mails, telefoongesprekken en andere correspondentie.
• Organiseren van evenementen en bijeenkomsten: Van kleine vergaderingen tot grote evenementen, jullie zorgen ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.
• Proactieve ondersteuning: Jullie denken mee met de raad van bestuur en anticiperen op hun behoeften, zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun strategische taken. Dit vereist dat jullie actief meelezen in de mailboxen van de bestuurders en zelfstandig de daaruit volgende acties oppakken.

Wie ben jij?

De bestuurders zijn zeer emphatisch, verschillen van karakter en de manier waarop zij communiceren met elkaar en hun team. Dit maakt jouw werk alleen maar interessanter en leuker. Voor beiden zoeken wij een eigen secretaresse die samen een topteam vormen, net zoals het bestuur dit doet.

Eigenschappen die belangrijk zijn voor de bestuurders:

• Rust en overzicht behouden, geen stress de baan is al druk genoeg.
• Nadenken over zaken en zelfoplossend vermogen.
• Interesse in elkaar en het team en de organisatie.
• Plezier hebben en vrolijk de dag met elkaar doorbrengen.
• Sterk in je schoenen staan en beslissingen durven nemen.
• Heel secuur en doelgericht werken wordt van je verwacht op dit niveau.
• Representatief voor de functie.

Ervaring en vaardigheden:

• Je hebt veel ervaring in een vergelijkbare functie en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je hebt een bewezen trackrecord in het managen van meerdere complexe agenda’s tegelijkertijd, je kunt prioriteiten stellen in een snel veranderende omgeving, en je bent sterk in probleemoplossend denken.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en kunt op alle niveaus binnen en buiten de organisatie effectief communiceren.
• Je kunt vertrouwelijke informatie met zorg behandelen en werkt met de hoogste mate van integriteit.
• Als duo werk je naadloos samen met je collega, jullie vullen elkaar aan en zorgen voor continuïteit in de ondersteuning van de raad van bestuur.
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen in een dynamische werkomgeving.

Functie eisen

• Je hebt hbo werk- en denkniveau, een relevante opleiding en ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving.
• Je kunt goed overweg met bekende automatiseringssystemen zoals Microsoft 365 en iBabs. Je weet deze goed in te zetten voor een effectieve en efficiënte (management)ondersteuning.
• Je neemt geen genoegen met half werk en maakt de klus af.
• Bij jou is het glas halfvol; met een positieve instelling ga je de uitdagingen die er liggen aan. Je denkt mee, hebt overtuigingskracht, maar durft ook nee te zeggen.
• Je bent voor 32-36 uur per week beschikbaar.

Arbeidsvoorwaarden

• Een uitdagende en afwisselende functie: Geen dag is hetzelfde in deze rol, waarin jullie op hoog niveau kunnen bijdragen aan de organisatie.
• Een collegiale werkomgeving: Samenwerken in een team van professionals die elkaar versterken.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling: Mogelijkheden om je verder te ontwikkelen in je vakgebied.
• Flexibele werktijden: We bieden een goede werk-privébalans met de mogelijkheid tot flexibele werktijden.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Een aantrekkelijk salaris tussen de € 4000 en € 5000.
• Daarnaast ontvang je 8% vakantietoeslag en 8,33% eindejaarsuitkering, uitstekende pensioenregeling en korting op de sportschool.