Bureaumanager
Bij deze organisatie staan herstelgerichte zorg en persoonlijke aandacht centraal. Onze praktijk biedt psychiatrie en psychotherapie voor zowel kinderen, jongeren als volwassenen. Vanuit een transdisciplinaire aanpak werken we aan complexe vraagstukken in de geestelijke gezondheidszorg. Ons team is klein maar divers, meertalig en toegewijd. We combineren professionele zorg met een warme, huiselijke sfeer waarin cliënten en medewerkers zich welkom voelen.
Omschrijving
Als bureaumanager ben jij hét aanspreekpunt voor de dagelijkse operationele gang van zaken en vervul je een cruciale rol in het ondersteunen van ons team en onze patiënten. Je werkt nauw samen met behandelaren, secretariaatsmedewerkers en de bestuurder en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Een greep uit een deel van de werkzaamheden die je gaat oppakken;
Beleidsvoering en protocollen:
- contacten onderhouden met zorgverzekeraars en gemeenten.
- voorbereiden van kwartaalgesprekken met gemeenten en opstellen van beleidsstukken.
- schrijven en bijhouden van protocollen en handleidingen.
Team- en patiëntenondersteuning:
- aansturen en coachen van medewerkers en stagiaires, en toezien op een prettige werksfeer.
- supervisie van de secretariaatsmedewerkers en ondersteuning bieden bij agendabeheer en patiëntaanmeldingen.
- beheren van patiëntdossiers en ondersteuning bieden bij vragen rondom verzekeringen en financiering.
Financiën en administratie:
- maandelijkse facturatie (inkomend en uitgaand) verwerken.
- financiële overzichten samenstellen en contact onderhouden met de accountant.
- toezicht houden op financiële stromen.
ICT & Kwaliteit:
- beheer van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) en oplossen van eerstelijns IT-vraagstukken.
- certificeringen, accreditatiepunten en kwaliteitscontroles bijhouden.
- voorbereidingen treffen voor de HKZ-kwaliteitscontrole.
ARBO en preventie:
- opstellen en bijhouden van de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RIE).
- organisatie van BHV-trainingen en het onderhouden van veiligheidsprotocollen.
Managementondersteuning:
- organisatie van teamdagen, evenementen en facilitaire zaken zoals voorraadbeheer.
- het ontvangen van bezoekers, beantwoorden van de telefoon en verzorgen van correspondentie.
Wie ben jij?
Wij zoeken een ervaren en gedreven bureaumanager die niet alleen de praktische zaken regelt, maar ook strategisch meedenkt en een echte sparringpartner is voor de bestuurder. Je bent een cruciale schakel binnen onze praktijk en weet precies wat de praktijkeigenaar en behandelaren nodig hebben. Met jouw proactieve en oplossingsgerichte houding zorg je ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen en denk je continu na over hoe we ons werk op secretarieel en administratief vlak kunnen verbeteren. Verder herken jij je in de volgende eigenschappen;
- proactief, stressbestendig en probleemoplossend, met oog voor detail;
- je brengt rust en overzicht, schakelt snel en houdt van een goed georganiseerde werkomgeving;
- je hebt een warm en empathisch karakter en kunt goed omgaan met de diverse behoeften van patiënten, behandelaren en het team.je ondersteunt de bestuurder op zowel praktisch als strategisch niveau, zodat zij zich volledig kan focussen op haar kerntaken.
Met jouw helikopterview en gestructureerde aanpak breng je rust en overzicht in de praktijk, terwijl je tegelijkertijd een fijne en veilige werksfeer bewaakt. Kortom: je bent de steunpilaar waarop het team en de organisatie kunnen bouwen.
Functie eisen
- Minimaal 10 jaar ervaring, waarvan 5 jaar in een leidinggevende rol, bij voorkeur binnen een zorgorganisatie;
- HBO/WO werk- en denkniveau;
- uitgebreide kennis van en ervaring met de financieringsstructuur in de GGZ is een pré(zorgverzekeraars, gemeenten);
- kennis en ervaring met wet & regelgeving binnen een GGZ zorgorganisatie;
- sterke beheersing van het Office-pakket en bij voorkeur ervaring met MediCore of vergelijkbare EPD-systemen;
- communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels (lezen, schrijven en spreken).
Arbeidsvoorwaarden
- Een uitdagende functie voor minimaal 32 uur, met veel verantwoordelijkheid in een toegewijd en hecht team;
- een prettige werkplek in een huiselijk herenpand in hartje Leiden;
- ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling;
- bij een fulltime dienstverband is er recht op 166 vakantie-uren per jaar, bestaande uit 144 wettelijke en 22 bovenwettelijke uren;
- kilometervergoeding en parkeermogelijkheden in de garage in de buurt;
- marktconform salaris tussen de €5000 en €5500 o.b.v. een 36-urige werkweek.
