Rowan
Management Assistant
Ik was net klaar met haar Associate degree Office Management aan Schoevers toen ik werd benaderd door MATCHT. De procedure ging snel. Na de kennismaking bij MATCHT werd ik al snel op gesprek uitgenodigd bij Cushman & Wakefield (toen nog DTZ Zadelhoff).
Mijn tweede gesprek volgde twee dagen later met de Officemanager die mij gelijk vertelde dat ik was aangenomen. Die snelheid was heel fijn! Ik had ook andere sollicitaties lopen. Het voelde goed bij DTZ. De open cultuur waarover werd gesproken in de vacature tekst van MATCHT was ook echt aan de orde.’
Naast een korte stage en werkervaring opgedaan in het familiebedrijf, had Rowan nog niet concreet ervaring als secretaresse. We vragen haar naar het inwerktraject. ‘Alles was goed geregeld vanaf de eerste dag. In het team werken we met in totaal 4 secretaresses. Ze hebben mij aan de hand meegenomen in alle stappen van een taxatie. Ik ben iemand die het liefst alles al weet op de eerste dag. In mijn notitieblok noteerde ik alles. Bijvoorbeeld alle stappen in het CMS systeem schreef ik helemaal uit. Hierdoor kon ik snel meedraaien en hoefde ik niet steeds alles te vragen. Ik mocht al snel dingen zelf doen.’
De waarde van een dierentuin
Rowan werkt op een afdeling waar elke taxatie anders is, want ze werken met bijzondere objecten. De afgelopen periode taxeerde de afdeling een school, een ziekenhuis en zelfs een dierentuin! We zijn benieuwd naar haar rol als secretaresse binnen de afdeling.
‘Met de secretaresses voeren wij het werk uit dat komt kijken bij de taxaties. De voornaamste taken zijn het controleren van alle stappen in het taxatie proces. Dit begint met het opstellen van een offerte. Deze wordt goedgekeurd of moet eerst gewijzigd worden. Na akkoord wordt het in ons CMS systeem verwerkt. Per taxatie moeten we het bestemmingsplan opvragen en checken we het zogeheten ‘conflict of interest’. De taxateurs gaan taxeren aan de hand van een vast rekenmodel. De secretaresses maken hier een mooi geheel van compleet met inleiding, bandmodel, bestemmingsplan, kadaster gegevens, etc. Daarna wordt het concept verstuurd naar de opdrachtgever. Wij maken de nota met het juiste bedrag en de courtage verdeling. Dan is het traject klaar. We doen uiteraard ook het agendabeheer voor de taxateurs. Een opdrachtgever kan meerdere objecten hebben in een stad. Dan zorgen wij voor een goed reisplan voor de taxateurs. Ons werk bestaat echt uit ontzorgen! Geen dag is hetzelfde. De rol van secretaresse is heel uitgebreid. Wat het werken hier leuk maakt, is dat we als secretaresse echt binnen het team vallen en worden meegenomen in het hele traject van taxaties.’